Intégrer un chauffeur salarié dans une société VTC est une étape de croissance qui multiplie les points de vérification : le conducteur, le véhicule, le contrat d'assurance et les accès plateformes. Avant la première course, l'ordre des contrôles compte autant que leur contenu. Ce guide propose une méthode pour ne rien oublier, sans rien présumer. Il ne promet aucune couverture : seuls votre contrat d'assurance et les justificatifs délivrés peuvent décrire précisément la situation.
L'ordre des contrôles avant la première course
Quatre familles de vérifications se présentent : l'entreprise et ses contrats, le conducteur et ses justificatifs, le véhicule et ses couvertures, les plateformes et leurs exigences. Les traiter dans cet ordre évite de vérifier deux fois la même chose ou de sauter une étape.
Le conducteur ne devrait pas prendre une course tant que son dossier personnel n'est pas contrôlé. Le véhicule ne devrait pas circuler tant que les conditions d'usage ne sont pas claires. Et aucun de ces contrôles ne devrait reposer sur une simple supposition : chaque point doit être vérifié dans un document.
Le chauffeur salarié : la carte professionnelle et les justificatifs
Le Code des transports, article L3120-2-2, prévoit que les conducteurs exécutant des prestations de transport public particulier doivent être titulaires d'une carte professionnelle délivrée par l'autorité administrative. Pour un chauffeur salarié, comme pour tout conducteur de ces prestations, c'est une obligation légale.
Avant la première course, vérifiez donc la carte professionnelle du nouveau chauffeur : titulaire, validité, activité. Conservez une copie et notez la date d'expiration. C'est le premier justificatif à demander, car il conditionne la possibilité même d'exécuter des courses.
La carte professionnelle relève de l'obligation légale. Les autres vérifications relèvent pour une part de la pratique et pour une part des stipulations contractuelles : il faut les distinguer et ne pas tout mettre au même niveau.
Le contrat d'assurance : lire les conditions, ne pas présumer
L'arrivée d'un chauffeur salarié pose une question simple en apparence : votre contrat d'assurance couvre-t-il cette situation ? La réponse dépend des conditions écrites du contrat. Aucune règle générale ne permet de répondre à votre place.
Lisez donc les conditions de votre contrat d'assurance : quel usage est déclaré, quels conducteurs sont admis, quelles déclarations ont été faites à la souscription. Si un point n'est pas clair, demandez une confirmation écrite à votre assureur plutôt que d'interpréter vous-même.
La prudence veut aussi de ne pas attendre un sinistre pour poser la question. Mieux vaut demander avant la première course du nouveau chauffeur, et conserver la réponse écrite.
Les données personnelles dans le véhicule de société
L'ajout d'un chauffeur salarié change la nature de certains dispositifs du véhicule. La CNIL rappelle que la géolocalisation et les caméras dans les véhicules professionnels impliquent des règles de protection de la vie privée, notamment lorsque des salariés sont concernés.
Si le véhicule de société dispose d'un système de géolocalisation ou d'une caméra, ces traitements de données doivent respecter les principes de proportionnalité, d'information des personnes et de minimisation. Il ne suffit pas d'installer un dispositif : il faut informer le salarié, limiter les données collectées à ce qui est utile et permettre l'exercice des droits.
Avant la première course, vérifiez donc que le salarié est informé des dispositifs présents dans le véhicule et des finalités poursuivies. Le sujet n'est pas une formalité : il relève de la conformité de votre société.
Les accès plateformes et les justificatifs à jour
Les plateformes de réservation demandent, chacune selon ses règles, des justificatifs à jour pour permettre au chauffeur de prendre des courses. Ces exigences varient d'une plateforme à l'autre : il faut les lire et ne pas les deviner.
Avant la première course du nouveau chauffeur, vérifiez que son compte est configuré, que les justificatifs demandés sont valides et que les dates d'expiration sont notées. Un document expiré peut suspendre l'accès aux courses au moment le moins opportun.
Ces vérifications de plateformes ne remplacent pas celles de l'assurance : elles s'y ajoutent. Le dossier doit rester complet dans sa globalité.
Checklist avant la première course du nouveau chauffeur
- Vérifiez la carte professionnelle du chauffeur (obligation légale) et conservez une copie.
- Relisez les conditions de votre contrat d'assurance : usage, conducteurs, déclarations.
- Demandez par écrit à votre assureur si l'arrivée du salarié doit être signalée.
- Vérifiez les dispositifs de géolocalisation et caméras : information du salarié, proportionnalité, minimisation.
- Contrôlez les accès plateformes et la validité des justificatifs demandés.
- Notez toutes les dates d'expiration et prévoyez un contrôle mensuel du dossier.
Pour un suivi régulier, le contrôle mensuel du dossier assurance est une bonne pratique (le contrôle mensuel du dossier assurance). La question des justificatifs à fournir aux plateformes est traitée dans le guide dédié (justificatifs d'assurance à fournir aux plateformes), et le fonctionnement d'une société à plusieurs chauffeurs est détaillé ici (RC Pro et société à plusieurs chauffeurs).
FAQ — Questions fréquentes
Mon attestation RC Pro couvre-t-elle automatiquement un chauffeur salarié ?
Non, pas automatiquement. Une attestation prouve l'existence d'un contrat et dépend de ses conditions écrites : usage déclaré, conducteurs admis, déclarations faites à la souscription. Relisez le contrat et demandez une confirmation écrite à votre assureur avant la première course.
La carte professionnelle est-elle obligatoire pour un chauffeur salarié VTC ?
Oui. Le Code des transports prévoit que les conducteurs exécutant des prestations de transport public particulier doivent être titulaires d'une carte professionnelle délivrée par l'autorité administrative. Vérifiez sa validité et conservez une copie dans le dossier.
Puis-je installer une caméra dans le véhicule pour surveiller le chauffeur ?
Pas sans précautions. Les caméras dans les véhicules professionnels impliquent des règles de protection de la vie privée, surtout avec des salariés : information, proportionnalité, minimisation des données. Consultez les recommandations de la CNIL avant toute installation.
Conclusion
Ajouter un chauffeur salarié à une société VTC demande un contrôle ordonné : la carte professionnelle du conducteur, les conditions du contrat d'assurance, les dispositifs du véhicule de société et les accès plateformes. Chaque vérification répond à une question différente, et aucune ne remplace l'autre. Avant la première course, lisez les documents, demandez par écrit ce qui est incertain et notez les dates d'expiration. C'est la méthode la plus fiable pour accueillir un nouveau chauffeur dans la durée.
Retrouvez les étapes de la souscription RC Pro VTC sur notre page dédiée : chauffeur VTC.
Sources officielles
- Code des transports, article L3120-2-2 — Légifrance
- Les véhicules de société — CNIL
